10 Mẹo tin học để làm việc hiệu quả hơn
Thứ tư - 30/01/2013 22:11





Tin học căn bản
Để viết một email, soạn thảo một bản báo cáo, di chuyển trong một biểu bảng, những chức năng rất hữu ích có trong các công cụ kỹ thuật văn phòng như Word, Excel, Outlook hay là PowerPoint. Chắc chắc là bạn có biết một số các chức năng đó. Nhưng tại sao bạn lại không thể sử dụng chúng thành thạo như những người khác? Hãy khám phá 10 mẹo tin học dưới đây để giúp bạn giải quyết công việc một cách hiệu quả hơn.

1. Lặp lại lệnh trước đó với phím F4 “Hãy chọn cách dàn trang bạn muốn, bôi đen đoạn văn bản cần chỉnh … và nhấn F4 ” Đây là nút bấm giúp bạn đơn giản hóa hoàn toàn cuộc sống. Trong các phần mềm kỹ thuật văn phòng thông thường, phím F4 dùng để lặp lại một lệnh điều khiển.   Ví dụ, bạn muốn định dạng một tài liệu Word. Bạn muốn in đậm và gạch chân tất cả tiêu đề của các đoạn. Hãy đưa những lệnh điều khiển trên tiêu đề đầu tiên bằng cách sử dụng menu “Format” kế đến là “Font”. Sau đó đơn giản là bạn chỉ cần bôi đen tiêu đề thứ 2 và ấn F4. Nó sẽ được in đậm và gạch chân một cách tự động.   2. Tạo một “danh-sách-công-việc-cần-làm” điện tử “Công cụ quản lý công việc (của Microsoft Office) là giải pháp tốt giúp bạn không bao giờ bỏ sót những việc cần làm”. Dựa vào cách thức của các tài liệu trước đó bằng cách sử dụng  tính  năng hỗ trợ “quản lý công việc” trong Outlook. Rất dễ sử dụng, nó cung cấp các chức năng cơ bản để giúp bạn quản lý dự án.   Trong “Go”, bấm “Tasks ». Thêm một dòng bằng cách ấn vào “New”. Bạn có thể chỉ ra đâu là kỳ hạn, tiến độ, cũng như mức ưu tiên của công việc… Bạn cũng có thể “Assign ” công việc này cho một trong các cộng tác viên. Cuối cùng, bạn có thể kiểm tra  “to do list” này  dưới hình thức một bộ sưu tập các phần việc phải làm hay trên một bảng sắp xếp các việc dựa trên thời gian và nó rất có ích giúp bạn thấy được các tài liệu được trình bày theo trình tự thời gian sắp xảy ra.   3. Chọn một biểu bảng bằng hai lần nhấp chuột “Một cú nhấp chuột góc trên cùng bên trái, một cú nhấp vào góc dưới bên phải và bạn đã hoàn tất!” Để lựa chọn một bảng nhỏ trên Excel, không có gì là dễ dàng hơn là sử dụng chuột. Tuy nhiên, khi bảng đó gồm 2000 dòng và 150 cột, việc dùng chuột nhanh chóng trở nên rất đáng sợ. Để thuận tiện hơn, bạn có thể nhấp vào ô đầu tiên của bảng, nhấn giữ phím Shift  rồi chọn ô cuối cùng. Như vậy, toàn bộ bảng đã được đánh dấu. Chức năng này cũng chỉ được dùng để chọn một cột hoặc một hàng.   4. Di chuyển giữa các “cửa sổ” một cách nhanh chóng “Phím Tab dùng để di chuyển giữa các cửa sổ  hoặc từ thanh đánh dấu này sang thanh khác”   Để tiết kiệm thời gian bạn hãy từ bỏ con chuột của máy bạn. Bạn dùng nhiều chương trình cùng một lúc, bạn thích mở nhiều tab trong trình duyệt web của bạn? Phím Tab được thiết kế dành cho bạn. Nó là một nút bấm có để chữ “Tab” hay với 2 mũi tên ngược hướng nằm bên trái phía trên của  bàn phím.   Để chuyển đổi từ một ứng dụng này sang ứng dụng khác, ví dụ từ Word sang Excel, bạn chỉ cần giữ phím Alt và nhấn Tab. Mỗi lần nhấn, bạn sẽ di chuyển giữa các biểu tượng (icon) của mỗi ứng dụng. Khi đã chọn đúng ứng dụng cần mở thì chỉ cần nhả các phím ra. Để di chuyển giữa các tab của trình duyệt Internet, chỉ cần thay thế bằng tổ hợp phím Ctrl Alt.   5. Cài đặt một báo động âm thanh khi bạn nhận được thư của sếp “Hãy thiết lập để Outlook thông báo cho bạn khi có những tin nhắn quan trọng”   Công cụ ” Create Rule “ trong Outlook rất hữu ích cho nhiều việc. Nó cho phép bạn tự động phân loại các email và nhập vào các thư mục chứa tin nhắn. Bạn cũng có thể trực tiếp loại bỏ thư rác và các email không cần thiết. Nhưng công cụ này cũng cung cấp những cảnh báo khi có email được gửi đến. Bạn có thể chọn lựa trong một danh sách các thông báo dưới dạng một cửa sổ pop-up hoặc một tín hiệu âm thanh.   Nhấp vào biểu tượng hình bức thư